Անոմալիա հաշվետվությունում, թե՞ սխալ տվյալներում։ 9 իրական դեպք և մեկ ժամում ստուգման չեկ-լիստ

Ինչպես օրգանիկայի «աճը» պարզվեց բյուջեի սխալ

Մի առավոտ մարքեթինգը բերեց հաշվետվություն. ամսվա առաջին շաբաթում նոր հաշիվների թիվը կտրուկ աճել էր, ընդ որում՝ օրգանիկ։ Ոչ ոք չուրախացավ։ Առաջին վարկածը բոտերն էին, և վերլուծաբաններին հանձնարարեցին գտնել, թե որտեղ է ավարտվում բոտերի սկրիպտը։

Բոտեր չգտան։ Գտան սխալ լրացված բյուջեի փաստաթուղթ. դրա պատճառով հաշվետվությունում կրկնապատկվել էին այլ տվյալներ, այդ թվում՝ օրգանիկան։ Ուղղելուց հետո թիվը գրեթե կրկնակի նվազեց, և «աճը» անհետացավ։

Երկար տարիներ ղեկավարել եմ վերլուծությունը և տվյալները առցանց ծառայություններում և մանրածախ առևտրում, և նման պատմությունները անընդհատ կրկնվում էին։ Ստուգումները կատարում էին իմ թիմերի վերլուծաբանները, եզրակացությունները ստուգում էին լիդերը և ընդունում էին նախագծային թիմերը։ Իմ խնդիրն էր, որ որոշմանը հասնի ճիշտ թիվը։ Բացարձակ գումարները ստորև հանված են, բայց սխալների մեխանիկան և համամասնություններն իրական են։

Ինչով է վտանգավոր սխալը հաշվետվությունում

Սխալ թիվն ինքնին ոչինչ չարժե։ Թանկ է նստում այն որոշումը, որը կայացվում է դրա հիման վրա.

• կրճատում են գովազդային ալիքը, որն իրականում աշխատում է, կամ բյուջեն տեղափոխում են ալիք, որը միայն լավ է երևում,
• շաբաթներով փնտրում են չգոյություն ունեցող բոտեր և խստացնում ֆիլտրերը՝ միաժամանակ կտրելով իրական հաճախորդներին,
• մասշտաբավորում են ակցիա կամ նամակագրություն, որը բերում է ավելի քիչ, քան ցույց է տալիս հաշվետվությունը,
• գործընկերոջը կամ հաշվապահությանը ուղարկում են թվեր, որոնք հետո պետք է բացատրել։

Հաշվետվության ստուգումը տևում է մեկ ժամ, իսկ սխալ թվով որոշումն ապրում է ամիսներ։ Ուստի յուրաքանչյուր դեպքի համար ստորև՝ ախտանիշը, բիզնեսի առաջին վարկածը, ստուգումը և այն, ինչ պարզվեց իրականում։

Տվյալների սխալների չորս տեսակ

1. Սխալ սկզբնական փաստաթղթերում

Կրկնապատկում մեկ փաստաթղթի պատճառով։ Սա հոդվածի սկզբի պատմությունն է։ Մեկ փաստաթղթում ձեռքով մուտքագրման սխալն անցավ հաշվարկների շղթայով և ազդեց այնպիսի ցուցանիշների վրա, որոնք բյուջեի հետ ուղղակիորեն կապված չեն։

Ինչ անել. հաշվարկներին մասնակցող ձեռքով լրացվող փաստաթղթերը ստուգել նույնքան խիստ, որքան կոդը։

Վաճառքներ, որոնք չեն եղել։ Մանրածախ առևտրում կան չեկեր, որոնք դրամարկղում հետաձգվում են առանց վճարման։ Հերթափոխի վերջում դրանք պետք է ջնջվեն և չհայտնվեն հաշվառման մեջ։ Երբեմն տեխնիկական պատճառներով դրանք մնում էին մեկ օրից ավելի, տվյալների պահոցը վերցնում էր դրանք, և դրանք վաճառքների վիճակագրության մեջ հայտնվում էին որպես իրական։ Այժմ նման փաստաթղթերը զտվում են բեռնման ժամանակ։

Ինչ անել. հաշվի առնել փաստաթղթի կարգավիճակը հաշվապահական համակարգում։ Դա նույնպես տվյալ է, և առանց դրա հաշվետվությունը ցույց է տալիս վաճառքներ, որոնք չեն եղել։

2. Սխալ հաշվարկում կամ ֆիլտրում

Երթևեկն ընկավ, թեև արշավներում ոչինչ չէր փոխվել։ Հաշվետվությունը ցույց տվեց երթևեկի կտրուկ անկում ուղղություններից մեկում։ Մարքեթոլոգները ստուգեցին արշավները՝ փոփոխություններ չկային։ Պատճառը պահոցում էր. ցուցանիշը հավաքող ընթացակարգը փոփոխվել էր սխալով։ Այն հետ բերեցին և վերահաշվարկեցին պատմությունը։

Ինչ անել. եթե մետրիկան կոտրվել է, իսկ բիզնեսում ոչինչ չի փոխվել, առաջին հերթին պարզել, թե ինչ է փոխվել հաշվարկներում։

Ոչ ակտիվներն կտրուկ շատացան։ Երկու շաբաթում մի պրոդուկտում «ոչ ակտիվ» օգտատերերի թիվը կտրուկ աճեց։ Առաջին վարկածը՝ եկել է ցածրորակ երթևեկ։ Կորուստները բաժանեցինք ըստ ալիքների. օրգանիկան կորցրեց օգտատերերի 34%-ը, ներգրավման ալիքները՝ 42%-ը։ Բաժինները մոտ են, մեկ «վատ» ալիք չկա, ուրեմն խնդիրը երթևեկը չէ։ Պատճառը արտահանման մեջ էր. ընտրված չէր ֆիլտրը, որը բացառում է ընկերության այլ պրոդուկտներում ակտիվ մարդկանց։ Դրանից հետո արտահանման հրահանգը թարմացվեց։

Ինչ անել. եթե «անոմալիան» հավասարաչափ բաշխված է բոլոր ալիքներով և սեգմենտներով, սխալը փնտրել հաշվման եղանակում, ոչ թե մեկ աղբյուրում։

3. Սխալ մետրիկաների կանոններում և սահմանումներում

Գնումների «օրգանիկ» աճ։ Նոր պրոդուկտն անսպասելիորեն ցույց տվեց գնումների աճ առանց գովազդի։ Բիզնեսը որոշեց, որ աշխատել է արտաքին գործընկերոջ մոտ տեղադրումը, բայց այն այդպես էլ չէր հրապարակվել։ Պատճառը ատրիբուցիայի կանոնն էր. եթե մարդը եկել է նոր պրոդուկտ և վերջին 30 օրվա ընթացքում ակտիվ է եղել ընկերության մեկ այլ պրոդուկտում, նրա աղբյուր է համարվում այդ այլ պրոդուկտը։ Նույն շաբաթներին ընթանում էր երկու պրոդուկտի համատեղ ակցիա, և դրա մասնակիցները տվեցին ամբողջ «օրգանիկ» աճը։

Ինչ անել. մինչև օրգանիկայի մասին եզրակացություններ անելը բացել ատրիբուցիայի կանոնները և ակցիաների օրացույցը։ Եթե նման պատմությունները շատ են, ժամանակն է անցկացնել ատրիբուցիայի և մարքեթինգային տվյալների աուդիտ։

Նամակագրությունների հաշվետվությունը վերագրում է ավելորդ գումար։ Նամակագրությունները գնահատում էին վերադարձած հաճախորդների հասույթի հաշվետվությամբ։ Ստուգումը գտավ երեք խնդիր. գումարները մաքրված չէին հարկերից և միջնորդավճարներից, կար փոքր կրկնապատկում, իսկ հաճախորդի վերադարձը հաշվվում էր մեկ պրոդուկտում գնումով, մինչդեռ գումարը հաշվվում էր ամբողջ հաշվով։ Արդյունքում հաճախորդների մի մասի համար հաշվետվությունը ցույց էր տալիս ավելի շատ գումար, քան նրանք ընդհանրապես բերել էին ընկերությանը։

Ինչ անել. գրավոր ամրագրել յուրաքանչյուր «դրամական» մետրիկայի սահմանումը. որ գումարը, որ ժամանակահատվածի համար, որ մակարդակում։ Իսկ նամակագրությունների էֆեկտը չափել վերահսկիչ խմբով։ Ինչպես է դա աշխատում, նկարագրված է «CRM-ի ազնիվ գնահատում» ծառայությունում։

4. Ոչ ամբողջական տվյալներ

Ամսում 30 օր՝ 31-ի փոխարեն։ Ամեն ամիս ընկերությունը գործընկերոջն ուղարկում է օրական ակտիվության հաշվետվություն։ Մի ամիս արտահանման մեջ 31 օրից 30-ն էր, հաջորդ ամիս՝ 29-ը։ Մեկ տարի առաջ նույնն էր եղել։ Պատճառը առանձին օրերի տվյալների մասնակի կորուստն էր, իսկ նման խափանումների ուղղման հրահանգում նույնպես սխալ գտնվեց։ Տվյալները վերականգնեցին, հրահանգը ուղղեցին։

Բոլոր օրերը տեղում են, իսկ թվերը չեն համընկնում։ Խափանումից հետո գործընկերոջ հաշվետվությունը վերահսկիչ աղյուսակից տարբերվեց 3–4%-ով, թեև ամսվա բոլոր օրերը տեղում էին։ Պակասում էր օրերի ներսում իրադարձությունների մի մասը։ Տվյալները վերաբեռնեցին պահուստային պատճեններից, և ամեն ինչ համընկավ։

Ինչ անել. ստուգել ոչ միայն բոլոր ամսաթվերի առկայությունը, այլև յուրաքանչյուր ամսաթվի ներսում տվյալների ծավալը։ Սա հեշտ է ավտոմատացնել. ամեն օր համեմատել եկած իրադարձությունների քանակը սովորական օրվա հետ։

Ինչո՞ւ են հաշվապահական համակարգը, BI-ը և հաշվապահությունը ցույց տալիս տարբեր հասույթ

Ընկերություններում ամենահաճախ վեճը՝ որ հասույթն է ճիշտ։ Հաշվապահական համակարգը ցույց է տալիս մեկ թիվ, BI-ը՝ մեկ այլ, հաշվապահությունը՝ երրորդ։ Սովորաբար երեքն էլ իրենց ձևով ճիշտ են, պարզապես հաշվում են տարբեր բաներ և տարբեր փաստաթղթերից։

Հաշվապահական համակարգն ընդդեմ BI-ի։ Առցանց խանութ ունեցող մանրածախ բիզնեսում հաշվապահական համակարգի շաբաթական հաշվետվությունը չէր համընկնում BI-ի հետ։ Տարվա համադրումը ցույց տվեց անհամապատասխանությունների զգալի գումար։ Պատճառները.

• առցանց պատվերների մի մասը նշված էր որպես օֆլայն, և հակառակը,
• վաճառքների մի մասում նշված չէր խանութը,
• տարբեր հաշվապահական բազաները չունեին ապրանքների և վաճառակետերի ընդհանուր տեղեկատուներ,
• հաշվապահական համակարգի հաշվետվությունների մի մասը կառուցվում էր ամփոփ փաստաթղթերից, որոնք փակվում են ուշացումով, իսկ BI-ը՝ առաջնայիններից. չեկեր, իրացումներ, վերադարձներ,
• փաստաթղթերը խմբագրվում էին հետին թվով փակված ժամանակահատվածներում, և հաշվետվությունների պատմությունը փոխվում էր։

Մաքրումից հետո առցանցի բաժինը սեգմենտների մեծ մասում աճեց մինչև 20–30%։ Նշանակում է՝ առցանց ալիքը նախկինում թերագնահատվում էր, և դրա վերաբերյալ որոշումները կայացվում էին նվազեցված թվով։

Հերթական համադրումը սա չի բուժում։ Պայմանավորվեցին, որ բոլոր հաշվետվությունների առաջնային աղբյուրը կլինի հաշվապահական համակարգը, և պատվերի փաստաթղթերում ավելացրին պարտադիր դաշտեր՝ ալիք, խանութի տեսակ, ստացման եղանակ։ Նոր հաշվետվությունը BI-ի հետ համընկավ միջինում 95%-ով։ Եղան նաև թակարդներ. նոր դաշտերը գրանցվում են միայն ներդրման ամսաթվից, պատմությունը պետք էր լրացնել, իսկ տարբեր բազաներում նույն դաշտերը լրացվում էին տարբեր տրամաբանությամբ։ Նման աշխատանք մենք կատարում ենք «Միասնական հաշվետվություն՝ համադրված հաշվառման համակարգի հետ» ծառայության շրջանակում։

Առևտրային բազան ընդդեմ հաշվապահության։ Ֆինանսիստները բերեցին ամսական համադրում ըստ կոնտրագենտների։ Անհամապատասխանությունների պատճառները առօրեական էին. ճշգրտող փաստաթղթերը հաշվապահությունը ձևակերպում է այլ հաշվով, և մեկ հաշվով համադրելիս դրանք դուրս են ընկնում, մարքեթփլեյսների բացասական հաշվետվությունները տեղափոխված էին ընթացիկ ամսաթվեր, մեկ ռուբլու տարբերությունները առաջանում են կլորացումից, հավանաբար ԱԱՀ-ի վրա։

Ամենահետաքրքիրը համամասնություններն են։ Մի ամսում ճշգրտումները բացատրում էին տարբերության մոտ 30%-ը։ Մեկ այլ ամսում դրանց գումարը 15 անգամ մեծ էր վերջնական տարբերությունից. տարբեր նշաններով սխալները գրեթե ամբողջությամբ չեզոքացրել էին միմյանց, և ընդհանուր արդյունքը գրեթե կատարյալ էր թվում։

Ինչ անել. չվստահել փոքր վերջնական տարբերությանը և համադրել տող առ տող։

Չեկ-լիստ. անոմալիա հաշվետվությունում, թե սխալ տվյալներում

Այս յոթ հարցը ծածկում է վերևի դեպքերի մեծ մասը։ Պահպանեք կամ ուղարկեք թիմին։

1. Երևո՞ւմ է դա այլ աղբյուրում։ Համեմատեք հաշվետվությունը հում իրադարձությունների, հարևան հաշվետվության կամ հաշվապահության հետ։ Եթե թռիչքը միայն մեկ տեղում է, խնդիրը գրեթե անկասկած այնտեղ է։
2. Ի՞նչ է փոխվել այդ ամսաթվին։ Ոչ թե բիզնեսում, այլ տվյալներում՝ հաշվարկներ, տեղեկատուներ, ձեռքով լրացվող փաստաթղթեր, ատրիբուցիայի կանոններ, արտահանման կարգավորումներ։
3. Ամբողջակա՞ն են տվյալները։ Արդյոք բոլոր օրերը տեղում են, և նորմա՞լ է իրադարձությունների ծավալը յուրաքանչյուր օրվա ներսում։
4. Ինչպե՞ս է սահմանված մետրիկան։ Որ գումարը (հարկերից և միջնորդավճարներից առաջ, թե հետո), որ մակարդակում (գնում, հաճախորդ, ամբողջ հաշիվ), ինչ ֆիլտրեր և բացառություններ կան հաշվետվությունում։
5. Էլ ի՞նչ էր կատարվում այդ ժամանակահատվածում։ Ակցիաներ, համատեղ պրոմոներ, գործարկումներ, խափանումներ՝ այն ամենը, ինչը կարող էր տեղաշարժել թիվը Ձեր վարկածից բացի։
6. Հավասարաչա՞փ է անոմալիան։ Բաժանեք այն ըստ ալիքների և սեգմենտների։ Ամենուր նույնն է՝ ավելի հավանական է, որ կոտրված է հաշվարկը։ Մեկ ալիքում է՝ ուսումնասիրեք այդ ալիքը։
7. Համադրումը համընկա՞վ։ Դա դեռ ամենը չէ։ Փոքր վերջնական տարբերությունը կարող է թաքցնել տարբեր նշաններով խոշոր սխալներ։ Ստուգեք գոնե ընտրանքը տող առ տող։

Ինչպես նվազեցնել տվյալների սխալները. հինգ կանոն

Չեկ-լիստն օգնում է, երբ անոմալիան արդեն տեղի է ունեցել։ Որպեսզի դրանք ավելի հազվադեպ լինեն, բավական է հինգ կանոն.

• Յուրաքանչյուր հիմնական մետրիկա ունի պատասխանատու և գրավոր սահմանում. որ գումարը, որ մակարդակում, որ ժամանակահատվածի համար, ինչ ֆիլտրերով։ Այդ դեպքում «որ թիվն է ճիշտ» վեճը լուծվում է մեկ րոպեում։ Սրանով է սկսվում data governance-ը և մետրիկաների կատալոգը։
• Կա տվյալների փոփոխությունների մատյան. ինչ և երբ է փոխվել հաշվարկներում, տեղեկատուներում և ատրիբուցիայի կանոններում։ Վերևի մի քանի դեպք կլուծվեր այդպիսի մատյանին մեկ հայացքով։
• Տվյալների ամբողջականությունը ստուգում է մեքենան. օրերի քանակը, օրական իրադարձությունների ծավալը սովորական մակարդակի համեմատ, աղբյուրների հանրագումարների համընկնումը։ Ազդանշանը գալիս է նախքան հաշվետվությունը գործընկերոջը կուղարկվի։ Այսպես է աշխատում անոմալիաների մոնիթորինգը։
• Ճշմարտության մեկ աղբյուր և պարտադիր դաշտեր փաստաթղթերում։ Փակված ժամանակահատվածների խմբագրումները՝ միայն հետքով. ով, երբ և ինչու։
• Հաշվարկներին մասնակցող ձեռքով լրացվող փաստաթղթերը ստուգում է երկրորդ մարդը։ Կամ գոնե ստուգիչ գումարը։

Միասին սա տվյալների կառավարումն է։ Ձանձրալի է հնչում, բայց հենց դա է տարբերում հաշվետվությունը, որով կարելի է բաշխել բյուջեն, այն հաշվետվությունից, որը ամեն անգամ պետք է վերաստուգել։ Եթե պարզ չէ, թե որտեղից սկսել, կօգնի վերլուծության հասունության աուդիտը. այն ցույց է տալիս հիմնական բացերը և 90/180/365 օրվա պլանը։

Եզրակացության փոխարեն

Բոլոր ինը դեպքում պատճառը ոչ թե շուկան էր, այլ փաստաթղթերը, հաշվարկները, ֆիլտրերը և կանոնները։ Ուստի, երբ մետրիկան թռչում է, ես նախ հարցնում եմ, թե ինչ է փոխվել տվյալներում, և միայն հետո՝ ինչ է փոխվել բիզնեսում։

Եթե ունեք թիվ, որին չեք վստահում, ուղարկեք այն ինձ Telegram-ով՝ @OlegTsarkovv, կամ գրանցվեք անվճար 30 րոպեանոց քննարկման։ Կնայեմ և կասեմ, թե որտեղից սկսել ստուգումը։